Excelにエクスポートする

RaySheetに表示しているSalesforceのレコードの内容をExcelファイルやCSVファイルとしてダウンロードする方法を説明します。

Excelファイルにエクスポート

次の手順でスプレッドシートの内容をExcelファイルに出力できます。

  1. ツールバーの「エクスポート」ボタンをクリックする。
  2. 次の画面が表示されることを確認する。
  3. 「ファイルの種類」が「Excelブック (*.xlsx)」となってることを確認する。
  4. 「エクスポート」ボタンをクリックする。
  5. ブラウザでExcelファイルが自動的にダウンロードされるか、またはダウンロード先を指定するメッセージが表示されるため、Excelファイルをダウンロードする。
  6. ダウンロードしたファイルをMicrosoft Excelで開く。

エクスポートする範囲

RaySheetがSalesforceのデータを複数のページとして読み込んでいる場合、たとえばSalesforceに500件のデータがあり、100件だけが現在のページに表示されている場合、「現在のページで表示されているレコードのみ」をエクスポートするか、「このビューで利用可能なすべてのレコード」をエクスポートするかを選択できます。前者は100件、後者は500件がエクスポートされます。RaySheetのスプレッドシートの各行のチェックボックスがオンになっている場合は、「現在のページでチェックされているレコードのみ」をエクスポートすることもできます。

いずれの場合でも、フィルターされているレコードは出力されません。また、列が非表示に設定されているとき、その列は出力されません。

設定

エクスポートの設定では、出力時に「ID列」や「列ヘッダー」を出力するかどうかを指定できます。既定ではどちらもオンで出力されます。

  • 「左端にID列を追加する」がオンの場合、オブジェクトの各レコードのIDがファイルの左端の列に出力されます。
  • 「列ヘッダーを含む」がオンの場合、RaySheetの各列の見出し、たとえば「取引先名」「年間売上」がファイルの1行目に出力されます。この1行目は、Excelで「ウィンドウ枠の固定」が設定された状態で出力されます。
  • 集計行が有効化されているビューでは「集計行を含む」オプションを利用できます。

画面を閉じる

「キャンセル」ボタンをクリックするか、右上のバツアイコンをクリックすると、「エクスポート」画面を閉じることができます。

エクスポートの仕様と制限

  • エクスポートのファイル名は、ビューの名前が使用されます。たとえば「自分の取引先」という名前のビューでは「自分の取引先.xlsx」または「自分の取引先.csv」となります。
  • エクスポートされるのは文字列、数値、日付といったデータだけです。条件付き書式やフィルターの条件、列幅、行の高さといった装飾やスプレッドシートの設定は出力されません。
  • ピン留め」でスプレッドシートの上部に固定されたレコードは、Excelファイルの「ウィンドウ枠の固定」で上部に固定されて出力されます。
  • 列をスクロール固定する」で固定された列は、Excelファイルの「ウィンドウ枠の固定」で左側に固定されて出力されます。
  • 非表示の列は出力されません。
  • アクション列は出力されません。
  • グループ化されたヘッダーを有効にする」で、グループ化されたヘッダーが折りたたまれているとき、折りたたまれた列は出力されません。
  • グループ化された列は、セル結合して出力されます。
  • 数式列では、数式が出力されます。後述のCSVファイルのエクスポートでは、数式の結果が出力されます。

CSVファイルにエクスポート

「CSVファイルにエクスポート」をクリックすると、スプレッドシートの内容をカンマ区切りのテキストファイルに出力できます。 CSVファイルのエンコード形式は次の3種類から選択できます。

  • UTF-8(BOM付き)
  • UTF-8(BOMなし)
  • シフトJIS

BOMとは、Byte Order Markの略で、テキストファイルを読み込むアプリケーションにより、文字コードがUTF-8かどうかを判断するときに必要になる場合があります。

エクスポートの設定の保存

エクスポートの設定は現在のブラウザのセッションの間維持されます。つまり、「取引先」のあるビューを開いて「シフトJIS」の設定でエクスポートした後、「取引先責任者」の別のビューを開いてエクスポートしようとすると「シフトJIS」が引き続き選択されています。

別のページに移動したり、Salesforceからログアウトし、再度ログインしたりすると「シフトJIS」ではなく「Excelブック (*.xlsx)」が選択された状態に戻ります。

エクスポートの禁止

システム管理者によってエクスポート機能が禁止されている場合、ツールバーに「エクスポート」ボタンが表示されません。

エクスポートとパフォーマンス

エクスポートにかかる時間は、ページ数に対して増加します。RaySheetには画面の右上の歯車アイコンより「ページサイズ」で1度に表示するレコードの件数を指定可能です。既定では100件となっています。たとえば、レコードが6,000件の場合、100件*60ページで表示されます。 エクスポートする際、RaySheetはこの設定に基づいてSalesforceから100件*60回のデータ読み込みを行います。このとき、第2回目の読み込みは第1回目の読み込みよりも遅くなります。第3回目の読み込みはさらに遅くなり、第60回目ではこの差は大きくなります。

逆に、レコードの件数が同じであっても「ページサイズ」を大きくした場合はエクスポートの結果は同じでも処理にかかる時間は短く済みます。検証環境の一例としては、次のような結果の差異が生じました。5~6倍の差異が生じています。

  • 100件 × 900ページ = 90,000件 (検証環境で約120分)
  • 2,000件 × 45ページ = 90,000件 (検証環境で約23分)

このため、エクスポートを短時間で処理したい場合はページ数を増加する方法が有効です。

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