ビューを共有する

RaySheetでは、オブジェクトごとの「ビュー」を保存したものを他のユーザーと共有できます。 保存したビューは一意のURLを持つため、このURLをメールやChatterで他のユーザーに伝えることでビューを共有できます。

ビューを共有できる条件

他のユーザがRaySheetのビューを開くには、次の条件をすべて満たす必要があります。

  • そのユーザがRaySheetを利用可能である。
  • RaySheetのビューが、全員またはそのユーザに対して共有されている。

Community Cloudのライセンスのユーザ向けににビューを共有できる「すべてのコミュニティのユーザにこのビューを共有する」オプションがあります。詳しくは、別冊のCommunity Cloudガイドを参照してください。

ビューで共有される情報

共有される情報は、ビューの所有者だけが変更して保存できます。 所有者以外が変更した場合、変更した内容は共有されている元のビューには保存できませんが、そのユーザだけが利用できるビューとして保存できます。

黒いバー上のビューの名前の横に「変更済み」ボタンが表示されます。「変更済み」をクリックすると、保存操作を選択できます。

他のユーザに共有される情報は次のとおりです。

  • ビューの名前
  • ビューで表示されるオブジェクト
  • ビューで表示される列(項目)
  • ビューの範囲、フィルター、並び替え、グループ化、およびクエリ条件
  • ビューの「拡張」設定
  • 列の並び、グループ化されたヘッダー
  • 各列の設定、カスタムラベル、列幅、列型、条件付き書式
  • 行(レコード)のピン留めの状態
  • 作業ウィンドウの状態
  • 検索パネルの項目
  • カスタムアクション

他のユーザに共有されない情報は次のとおりです。

  • お気に入りに登録したオブジェクトの一覧
  • 歯車アイコンのページで設定した情報
    • ズーム
    • ページサイズ
    • 常に目盛り線を表示する
  • 表画面上のアクティブなセルの位置、セルの選択状態、スクロールバーの状態
  • 表画面のページングの位置
  • 作業ウィンドウの表示状態
  • 作業ウィンドウの高さまたは幅

ビューを共有する手順

他のユーザにRaySheetのビューを共有するには、次の手順を実行します。

  1. 「ビューの管理」をクリックする。
  2. 表示された「ビューの管理」から、共有したいビューの右側の下向きの三角形をクリックする。
  3. 「共有状態の変更」をクリックする。
  4. 「共有状態の編集」画面が表示される。
  5. 「全員に共有」をクリックする。
  6. 「すべての内部ユーザ」が追加されることを確認する。
  7. 「閉じる」をクリックする。
  8. 共有したいビューが「共有ビュー」に移動していることを確認する。

ビューが実際に共有されたかどうかを確認するには、他のユーザでSalesforceにログインしてRaySheetで同じオブジェクトを開きます。

「すべての内部ユーザ」とは、ChatterユーザとCommunityユーザを除くすべてのユーザです。

次の「すべてのコミュニティのユーザにこのビューを公開する」オプションは、Community Cloudの場合に使用します。このオプションは、コミュニティが有効化されていない組織では非表示になります。

Community Cloudにおける操作方法は、別冊のCommunity Cloudガイドを参照してください。

共有を追加

すべてのユーザではなく、特定のユーザや特定のグループにだけビューを公開したい場合の方法を説明します。

「共有を追加」を使うと、任意のグループに所属するユーザまたは特定のユーザにだけビューを共有できます。共有を追加を使うには、上記の「ビューを共有する手順」の5つ目で「全員に共有」ではなくその左の「共有を追加」をクリックします。

その後、次の画面で共有するユーザやグループを選択します。

「アクセス」に「参照のみ」を選ぶと、そのビューは読み取り専用として共有されます。「デザインと参照」を選ぶと、共有されたユーザもそのビューを編集できます。

共有したビューを非表示にする方法

すべてのユーザにビューを共有すると、そのビューがすべてのユーザのビューの一覧に表示されます。ビューの一覧から非表示にするには、「ビューを非表示にする」を参照します。

共有したビューを表示できない場合のエラー

共有したビューはURLを使って他のユーザに案内することもできます。そのURLをビューを参照する権限のないユーザが開いたとき、次のメッセージが表示されます。共有したビューが削除済みの場合も同じメッセージが表示されます。

指定したオブジェクト名またはビューが存在しません。または他の十分なアクセス権がありません。システム管理者にお問い合わせください。

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