ルックアップを使って入力する

RaySheetのルックアップ列型のセルに入力するには、その列に関連付けられた他のテーブルのデータを一覧表示させ、そこから選択して入力します。

ここでは、「取引先責任者」の例に、ルックアップ列に関連付けられたデータを表示させ、そこから選択して入力する方法を説明します。

ルックアップ列かどうかを確認する

ルックアップ列型のセルには、その列に関連付けられた他のテーブルのデータを一覧表示させ、そこから選択して入力することができます。

ここでは、列がルックアップか列型かどうかを、「取引先責任者」を例に説明します。

  1. 左上の三本線アイコンをクリックする。
  2. 「お気に入り」から「取引先責任者」をクリックする。「お気に入り」に「取引先責任者」が表示されていない場合、「すべてのオブジェクトを表示」をクリックしてから「取引先責任者」をクリックする。
  3. [取引先(取引先)] 列の見出しを右クリックする。Macの場合、キーボードのControlキーを押したままクリックする。
  4. 表示されるメニューから「列の設定…」をクリックする。
  5. 「列の設定-取引先(取引先)」が表示され、「一般設定」タブの列型に「ルックアップ」と表示されていることを確認する。

入力できる状態にする

  1. RaySheetの左上の三本線アイコンをクリックする。
  2. 「お気に入り」から「取引先責任者」をクリックする。「お気に入り」に「取引先責任者」が表示されていない場合、「すべてのオブジェクトを表示」をクリックしてから「取引先責任者」をクリックする。
  3. タイトルバーが[取引先(取引先)]の列が、ルックアップ列になる。この時点でセルはまだ編集モードではなく、列に関連付けられた「取引先」レコードの値が自動的に取得されて、次のように表示される。列の属性を確認したい場合は、「ルックアップ列かどうかを確認する」を参照。
  4. [取引先(取引先)]列の空白部分をダブルクリックすると、セルが編集モードになり、次のように三角マークのボタンと虫眼鏡の検索ボタンがセルの右端に表示される。
  5. この状態で入力できる。入力方法は2つあり、詳しくは以下の、「三角マークをクリックして入力する」と「虫眼鏡の検索ボタンで入力する」を参照。

三角マークをクリックして入力する

  1. 三角マークをクリックすると、関連付けられたレコードの値が参照され次のように候補一覧が表示される。
  2. 一覧から選択する。

注意

  • 三角マークで候補一覧を表示した場合、表示できる項目数は、パフォーマンス上の理由により100までに制限されています。
  • 三角マークの左側に直接複数の文字を入力すると、その入力値を含んだデータのみが絞り込まれて候補一覧に表示されます。たとえば、「商事」と入力すると、「商事」が含まれるデータすべてが候補一覧に表示されます。一致するデータがない場合、空白の行が1行表示されます。
  • 複数のユーザを1つのまとまりとしてグループ化するように、ある項目の値をタイプごとにまとめてグループ化している場合、まず左側のリストからグループ化しているタイプを選びます。そのタイプに紐づけられた値が右側のリストに表示されるので、そこから選択します。たとえば、「ケース」の「所有者(Multiple)」の場合、左側のリストは次のように表示されます。

虫眼鏡の検索ボタンで入力する

  1. 虫眼鏡の検索ボタンをクリックすると、関連付けられたレコードの値を検索するSalesforceの検索ページが表示される。
  2. 一覧から選択する。

ドロップダウンリストの選択項目の絞り込み

ルックアップ型の列の「サブ項目」「フィルター条件」および「フィルター対象」を指定して、商品コードをもとに商品レコードを選択したり、メールアドレスをもとに取引先責任者を選択できます。

ドロップダウンリストの選択項目の絞り込みは、次の手順で使用できます。

  1. 「商談」オブジェクトの「取引先」のように、ルックアップになっている項目の列を右クリックする。Macの場合、キーボードのControlキーを押したままクリックする。
  2. 「列の設定」をクリックする。
  3. 「列型」が「ルックアップ」の場合、「サブ項目」を操作できるので、ここでドロップダウンリストに表示するサブ項目を選択する。
  4. 「フィルター条件」を選択する。たとえば「入力値を含む」。
  5. 「フィルター対象」を選択する。たとえば「名前とサブ項目」。
  6. 「OK」ボタンをクリックして変更を確定する。

ドロップダウンリストの結果を確認するには、次の手順を実行します。

  1. セルをダブルクリックするか、またはキーボードのF2キーを押下して編集を開始する。
  2. キーボードで任意の文字をタイプし、ルックアップの選択候補のリストが絞り込まれることを確認する。

「サブ項目」には、ルックアップが参照するオブジェクトの任意の1項目を選択できます。もし、商品コードが「大項目コード」「中項目コード」「品番」のように分かれている場合、システム管理者がSalesforceの数式項目を使って事前に1項目に連結するなどの対応が必要です。

「フィルター条件」には、次のいずれかの条件を使用できます。

  • 入力値を含む。部分一致のことです。たとえば「0123」と入力すると、「0123」を含む値がドロップダウンリストに表示されます。
  • 入力値に一致する。完全一致のことです。たとえば「0123」と入力すると「01234」や「9-0123」はドロップダウンリストに表示されません。
  • 入力値で始まる。前方一致。たとえば「0123」と入力すると「01234」はドロップダウンリストに表示されますが、「9-0123」はドロップダウンリストに表示されません。
  • 入力値で終わる。後方一致。たとえば「0123」と入力すると「01234」はドロップダウンリストに表示されません。「9-0123」はドロップダウンリストに表示されます。

「フィルター対象」には、つぎのいずれかを選択できます。

  • 名前とサブ項目
  • 名前のみ
  • サブ項目のみ

「名前」とは、オブジェクトの名前項目です。どれを選択しても、ドロップダウンリストには名前とサブ項目の両方が表示されます。

制限

  • 複数種類のオブジェクトの切り替え(たとえば「行動」の「関連先」)は未対応です。
  • ID、数値、パーセントおよび通貨の項目では、「フィルター条件」に「入力値に一致する」を使用できます。これらのデータ型で「入力値に一致する」以外の条件を使うには、これらの項目に対応するテキスト型のカスタム数式項目を作ります。
  • テキスト型の項目(メール、電話、選択リスト、ロングテキスト、URL、参照関係)はすべてのフィルター条件を使用できます。
  • その他のデータ型の項目では、フィルター条件を使用できません。
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