レコードを絞り込む(フィルター)

ここでは、例として「取引先」を取り上げていますが、基本的な操作の流れは「取引先責任者」や「リード」「ケース」およびカスタムオブジェクトなどの場合も同様です。フィルターは、例えば「取引先責任者」の「取引先」のように参照関係の項目であっても行うことができます。

RaySheetで取引先をフィルターする方法は、Excelでテーブルのデータをフィルターする場合と同じです。フィルターできる列のヘッダー(見出し)に、次のようにボタンが表示されます。

このボタンをクリックすると、フィルターの条件を指定できます。

  • ここに表示される検索ボックスに、フィルターしたい値を入力してフィルターすることができます。入力する文字には、ワイルドカード文字として、アスタリスク(*)または疑問符(?)を使用できます。たとえば「*区」は「港区」や「江東区」に一致します。「?区」は「港区」や「北区」に一致しますが、「江東区」には一致しません。アスタリスクは1文字以上を示し、疑問符は1文字を示します。アスタリスク(*)または疑問符(?)自身でフィルターしたい時は、その前にチルダ(~)をつけることで、文字としてフィルターできます。
  • 「ユーザ設定フィルタ・・・」をクリックすると、「ユーザー設定フィルター」画面が表示され、この画面を使ってフィルター設定が行えます。詳細は以降のフィルターの使い方を参照してください。

フィルターは「デザイン」画面でも設定できます。「デザイン」画面の設定と、列のヘッダー(見出し)のフィルター設定は連動します。

フィルターのデータの扱い

RaySheetはページングによりページサイズで指定された件数だけをスプレッドシートに読み込みますが、フィルターはすべてのデータに適用されます。たとえば全3万件のデータのうち100件だけがスプレッドシートに表示されている場合でも、フィルターは全3万件に対して適用されたのち、フィルター後の一意の先頭の100件が昇順でドロップダウンリスト(アイテムフィルター)に読み込まれます。この状態で検索を行うと、スプレッドシート上の100件の中に検索値が見つからなかった場合に、残りのデータを検索します。

フィルターの使い方

以下を試すには、RaySheetに「取引先」が表示されている必要があります。「取引先」を表示していない場合は、「お気に入り」から「取引先」をクリックします。「取引先」以外のオブジェクトやカスタムオブジェクトで試すこともできます。

RaySheetでは、Excelと同じように列ごとにANDまたはORで2つのフィルター条件を指定できます。なお「次のいずれかに等しい」と「次のいずれかに等しくない」の場合は、2つ以上の条件を指定できます(このページにて後述)。

例として、「株式会社」という文字列を含む取引先だけを表示します。

  1. 取引先の「取引先名」タイトルにあるドロップダウンボタンをクリックする。
  2. 「ユーザー定義フィルター…」をクリックする。
  3. 「ユーザー定義フィルター」画面が表示されることを確認する。
  4. 「抽出条件の指定:」の最初のボックスで「次の値を含む」を選び、「株式会社」と入力する。
  5. 「OK」をクリックする。
  6. スプレッドシートに読み込まれているデータが「○○株式会社」や「株式会社○○」のみになっていることを確認する。

文字列フィルター

Salesforceのデータが文字列の場合、次の条件を使用できます。テキスト型、メール型、電話などが該当します。

  • 次の値を含む
  • 次の値を含まない
  • 次の値に等しい
  • 次の値に等しくない
  • 次の値で始まる
  • 次の値で終わる
  • 値が空白
  • 値が空白でない
  • 次のいずれかに等しい
  • 次のいずれかに等しくない

「次のいずれかに等しい」または「次のいずれかに等しくない」では、複数の条件を指定できます。たとえば、取引先名に「日本」または「ジャパン」を含む会社を抽出するには、「次のいずれかに等しい」に「*日本*;*ジャパン*」を指定します。アスタリスク(*)は任意の文字列への一致を示し、疑問符(?)は任意の1文字への一致を示します。セミコロン(;)は「または」で条件の区切りを示します。

「次の値で始まる」と「次の値で終わる」に対して、「次の値で始まらない」「次の値で終わらない」条件を使うには、「次の値を含まない」に「株式会社*」や「*株式会社」を指定します。

数値フィルター

Salesforceのデータが金額や数値、パーセント型の場合、次の条件を使用できます。

  • 次の値に等しい
  • 次の値に等しくない
  • 次の値より大きいか等しい
  • 次の値より大きい
  • 次の値より小さいか等しい
  • 次の値より小さい
  • 値が空白
  • 値が空白でない

日付フィルター

Salesforceのデータが日付型や日付時刻型の場合、「ユーザー定義フィルター」ではより多くの条件を使用できます。たとえば「商談」の「完了予定日」や「リード」の「作成日」が日付型です。

RaySheetでは以下の日付条件を使用できます。

  • 次の値に等しい
  • 次の値に等しくない
  • 次の値より大きいか等しい
  • 次の値より大きい
  • 次の値より小さいか等しい
  • 次の値より小さい
  • 値が空白
  • 値が空白でない

日付条件には「昨日」や「今週」といった相対的な日付を比較対象に使用できます。これはSalesforceのビューで使用する検索条件に指定する相対日付値と同様です。「n」には任意の数値を指定できます。たとえば「過去 n 週間」は「過去3週間」のように指定できます。

  • 指定した日付
  • 昨日
  • 今日
  • 明日
  • 先週
  • 今週
  • 来週
  • 過去 n 週間
  • 翌 n 週間
  • n 週間前
  • 先月
  • 今月
  • 翌 n ヶ月
  • 過去 n ヶ月
  • n ヶ月前
  • 来月
  • 過去 90 日間
  • 90 日以内
  • 過去 n 日間
  • 翌 n 日間
  • n 日前
  • 前四半期
  • 当四半期
  • 翌四半期
  • 過去 n 四半期
  • 翌 n 四半期
  • n 四半期前
  • 昨年
  • 今年
  • 来年
  • n 年前
  • 過去 n 年間
  • 翌 n 年間
  • 前会計四半期
  • 当会計四半期
  • 翌会計四半期
  • 過去 n 会計四半期
  • 翌 n 会計四半期
  • n 会計四半期前
  • 前会計年度
  • 当会計年度
  • 翌会計年度
  • 過去 n 会計年度
  • 翌 n 会計年度
  • n 会計年度前

日付フィルターと和暦

日付のデータに対しては西暦による日付でフィルターの条件を指定できます。このため、和暦の元号ごとにフィルターしたい場合は次の条件を使用します。

条件 ユーザー定義フィルター
平成のみ 次の値より大きいか等しい:1989/01/08 00:00:00
昭和のみ 次の値より大きいか等しい:1926/12/25 00:00:00
AND
次の値より小さいか等しい:1989/01/07 23:59:59
大正のみ 次の値より大きいか等しい:1912/07/30 00:00:00
AND
次の値より小さいか等しい:1926/12/25 23:59:59
明治のみ 次の値より大きいか等しい:1868/01/25 00:00:00
AND
次の値より小さいか等しい:1912/07/29 23:59:59

チェックボックス型とフィルター

チェックボックス型の値では、チェックがオンの場合に「true」、チェックがオフの場合に「false」を使用します。

ユーザ型とフィルター

Salesforceには「ユーザ型」というデータ型は存在しませんが、「ユーザ」オブジェクトの参照関係の項目を作ることでユーザ型のように使用できます。ここでは便宜的にこれを「ユーザ型」と呼びます。

「所有者」や「作成者」のようなユーザ型の項目(列)では、次の抽出条件を利用できます。「別名」「会社名」「部署」および「ディビジョン」は、v4.5.2の新機能です。

  • 現在のユーザ
  • 現在のユーザ以外

「現在のユーザ」とは、現在Salesforceにログインしているユーザのことです。この抽出条件を使うと、ログインしているユーザごとに、ビューのフィルターの結果を切り替えることができます。

条件の比較値は空欄にしたまま、「OK」をクリックします。

「現在のユーザ」および「現在のユーザ以外」は、ユーザの「氏名」によって絞り込みを行います。もし、同姓同名のユーザがいる場合は、「$user.username」キーワードを使ってSalesforceのユーザ名によって絞り込むことができます。

「$user」キーワードはユーザ型とテキスト型の項目で利用できます。

キーワード 説明
$user.communitynickname ユーザのニックネーム。
$user.email ユーザのメールアドレス。
$user.employeenumber ユーザの従業員番号。
$user.firstname ユーザの名。
$user.id ユーザのレコードID。
$user.lastname ユーザの姓。
$user.name FirstNameとLastNameの連結です。
$user.username ユーザ名。メールアドレス形式ですが、実際のメールアドレスとは限りません。
$user.alias ユーザの別名。v4.5の新機能です。
$user.companyname ユーザの会社名。v4.5の新機能です。
$user.department ユーザの部署。v4.5の新機能です。
$user.division ユーザのディビジョン。v4.5の新機能です。

キーワードとSalesforceの「ユーザ」画面との対応は次の通りです。クリックすると図を拡大できます。

「現在のユーザ」および「現在のユーザ以外」は、他の条件と併用できません。この場合も、「$user」キーワードを代わりに使用してください。

「現在のユーザ」または「現在のユーザ以外」の条件を他の条件と組み合わせようとすると、次のエラーメッセージが表示され、その条件は保存できません。

その他のデータ型とフィルター

選択リストやレコードタイプ、参照関係のフィルターは文字列フィルターの場合と同様です。

v3ではテキストエリア型、ロングテキストエリア型、テキストエリア(リッチ型)の項目では、フィルターは使用できませんでしたが、v4では「現在のページのみ」でフィルターを使用できるようになりました。後述の「列の種類とフィルターの動作」を参照してください。

「範囲」によるフィルター

「デザイン」画面では、「範囲」を使ったフィルターを設定できます。

この機能は、レコードにSalesforceの「所有者」標準項目がある場合だけ使用できます。たとえば「取引先」オブジェクトでは、次の種類の「範囲」を使用できます。

  • すべての 取引先
  • 私の 取引先

加えて、取引先チームや取引先テリトリー、ケースチームの設定に応じて次のように追加の条件が利用可能になります。

  • 取引先テリトリー
  • 取引先テリトリーチームの取引先
  • 私の取引先チーム

ピン留めとフィルター

「ピン留め」でスプレッドシートの上部に常に表示している行(レコード)はフィルターの対象外です。フィルターに合致する結果がない場合、「ピン留め」の結果だけが残り、あたかもフィルターの結果が誤っているかのように見える場合があるのでご注意ください。

列の種類とフィルターの動作

フィルターのコマンドに「現在のページのみ」と表示される列では、フィルターはブラウザー上で実行されます。フィルターの対象は現在のページに限定され、フィルターの状態は保存されません。フィルターの状態はページを再読み込みしたときやレコードを再読み込みしたときに初期化されます。

「現在のページのみ」は、次のような列で表示されます。

  • 数式列
  • ワーク列
  • Salesforceのデータ型がロングテキスト型の項目列
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