ワーク列を追加する

重要:ワーク列の機能は既定で無効化されています。システム管理者が機能を有効化するまで使用できません。

ワーク列(作業列)とは、RaySheetのユーザが個人的な作業や一時的な作業に使う情報を記録できる列です。ワーク列を追加する際、システム管理者がSalesforceのオブジェクトにカスタム項目を追加する必要はありません。ワーク列を使うと、ユーザとシステム管理者にそれぞれ次の利点があります。

  • ユーザは一時的な作業や個人的な作業、試み、特定の限られた作業のためだけにシステム管理者にオブジェクトへのカスタム項目の追加を依頼する必要がなくなります。
  • システム管理者は、ユーザから依頼されたカスタム項目の追加を試す前に、RaySheetのワーク列を代替としてユーザに提案できます。
  • システム管理者は、Salesforceのオブジェクトごとのカスタム項目数の上限である500項目を心配する必要がありません。
  • ワーク列は既定で作成したユーザにだけデータの参照が許可され、ビューの共有に連動して共有できます。オブジェクトに項目を追加すると、既定で全員からアクセス可能なのでワーク列のほうが手軽に扱えます。

具体的には、次のような用途に使えます。

  • 営業担当者が営業チームに対して新たな施策を提案する前に、取引先の一覧に対して1件ずつメモやチェックを記入する。
  • 将来の税率の変更に備えて、複数の税率の結果を試算する。
  • 数式列でレコードごとに異なる割引率をワーク列に格納して、レコードごとに異なる結果を試算する。

ワーク列を使う前に、次の点の考慮が必要です。

  • ワーク列は1セルの値につきSalesforceのストレージを1レコード分(2KB)を消費するため、既定で無効化されています。ワーク列を使うには、システム管理者が機能の有効化と無効化で有効化する必要があります。値が入力されていないセルや入力した値が削除されたセルはストレージを消費しません。
  • ワーク列に格納したデータは、RaySheetからのみ参照できます。Salesforceの標準UI、リストビュー、レポートなどからは参照できません。
  • ワーク列に格納したデータはSalesforce内に保存されます。ワーク列を削除したとき、データはSalesforceから削除されます。
  • ワーク列では、並び替え(ソート)や絞り込み(フィルター)が数式列の場合と同じようにブラウザ側で実行されます。並び替えや絞り込みの状態は保存されません。

ワーク列の仕組み

ワーク列では実際のデータをRaySheetのカスタムオブジェクトに格納します。たとえば、ワーク列を使ってある取引先のレコードに備考を記入すると仮定します。この場合、取引先の情報は引き続き取引先オブジェクトに保存され、備考の情報がRaySheetのカスタムオブジェクト「WorkingColumnData」に格納されます。この一連の動きは、Salesforceにおけるメモの関連レコードの設定に似ています。メモと異なり、RaySheetでは備考の情報を列として表示できるので、ユーザからみて違和感のない操作を提供しています。

システム管理者は、Salesforceの設定の「システムの概要」ページの「データストレージ」をクリックして「組織のディスク使用量」から「WorkingColumnData」のレコード件数とストレージの値を見ることで、現在のワーク列によるストレージの使用量を知ることができます。

ワーク列の仕様

  • ワーク列のセルの値は数式列の数式から参照できます。
  • ワーク列にはテキスト、チェックボックス、数値、日付、日付時刻、リンクの列型を指定できます。既定はテキストです。(後述)
  • ワーク列は1セルの値につきSalesforceのストレージを1レコード分(2KB)を消費します。まだ値が入力されていないセルや、値が消去されたセルはストレージを消費しません。
  • ワーク列の1セルには半角英数字の場合は最大131,072文字を入力できます。全角かな漢字などの場合は最大65,536文字です。
  • ワーク列は表示可能範囲を「自分のみ」または「内部ユーザ」から選択できます。他のユーザに共有される範囲は、ビューの共有設定にしたがいます。
  • ワーク列の列数に上限は設けられていませんが、ワーク列とその値が多いほどSalesforceからの読み込みやブラウザ上の処理に時間がかかります。
  • ワーク列は、システム管理者が組織全体で機能を無効化または有効化できます。既定では無効化されています。参考:機能の有効化と無効化
  • ワーク列の並び替え(ソート)の状態と、フィルターの状態は保存されません。ページを再読み込みすると並び替えとフィルターは解除されます。
  • ワーク列の並び替え(ソート)とフィルターはSalesforceのサーバー上ではなく、お手元のWebブラウザ上で実行されます。
  • ワーク列は最大2,000行(2,000レコード)までの仕様が推奨されます。上限は設けられていませんが、RaySheetが1ページに表示できるレコードの上限が2,000行なので、これを超えるとワーク列のすべてのデータを対象にした並べ替えやフィルターを実行できなくなります。混乱を防ぐには、ワーク列を使用する以前にビューのフィルターや並び替えを使用して事前にSalesforceから取得するレコード数を2,000レコード以内に収めます。加えて、RaySheetのページサイズが「2,000」に設定されていることを確認します。
  • ワーク列を削除した後、削除したデータを回復することはできません。これはSalesforceでレコードを削除したときに「ごみ箱」から回復できる場合があるのとは異なる動作です。

ワーク列の機能を有効化する

ワーク列は既定で無効化されており、システム管理者が有効化するまでユーザは使用できません。この理由は、前述のようにワーク列が通常のレコードに追加のストレージを使用するためです。

  1. システム管理者の権限を持つユーザでSalesforceにログインしていることを確認する。
  2. 機能の有効化と無効化の手順に従い、「ワーク列」をオンにする。

この設定はただちに適用され、ユーザが画面を再読み込みすると有効になります。

ワーク列を作成し追加する

ワーク列を追加するには、次の手順を実行します。

  1. RaySheetの右上の「デザイン」をクリックする。
  2. 「列」をクリックして列の一覧を表示する。
  3. 「項目列」ボタンの右側の下向きの三角形アイコンをクリックする。
  4. 「ワーク列」をクリックする。「ワーク列」コマンドは、システム管理者がワーク列の機能をまだ有効化していない場合は表示されません。
  5. 「ワーク列を追加」画面で「ラベル」にワーク列の名前を指定する。
  6. 必要に応じて、表示可能な範囲を指定する。
  7. 「作成して追加」をクリックする。

新規にワーク列を作る代わりに、すでに作成済みのワーク列を選択することもできます。

ワーク列を追加すると、次のように列の一覧に表示されます。

ワーク列の右のペンのアイコンをクリックすると、ワーク列の設定を変更できます。

ワーク列は関連オブジェクトにも追加できます。

ビューからワーク列を削除する

ワーク列の削除は2段階になっています。まず、ワーク列を削除すると現在のビューからワーク列が非表示になります。この時点ではワーク列のデータはまだ削除されていません。

続けてワーク列の一覧からワーク列を削除すると、ワーク列とそのデータが削除されます。ワーク列を削除すると、削除したワーク列に含まれるデータは回復できません。

ワーク列をビューから削除する手順は次の通りです。

  1. RaySheetの右上の「デザイン」をクリックする。
  2. 列の一覧からワーク列をクリックして選択する。
  3. 右側のバツアイコンをクリックする。

他のビューでも使用しない場合、次の手順でワーク列の値を削除します。

  1. RaySheetの右上の「デザイン」をクリックする。
  2. 列の一覧から「項目列」の右側の下向きの三角形をクリックする。
  3. 「ワーク列」をクリックする。
  4. 「ワーク列を追加」画面で「すべてのワーク列」タブをクリックする。
  5. 削除したいワーク列の右側にある「ごみ箱」アイコンをクリックする。
  6. 削除確認の画面が表示されるので「OK」をクリックする。

ワーク列を削除すると、ユーザからはただちに削除されるように見えます。システム管理者からは、削除してからストレージの空き容量に反映されるまで時間がかかるように見えることがあります。実際の削除処理はSalesforceのサーバーのワークロード(負荷)に余裕のあるタイミングで実行されるため、削除結果がストレージの空き容量に反映されるまでにタイムラグが生じる場合があるためです。

ワーク列と共有

ワーク列の「表示可能な範囲」が「すべての内部ユーザ」で、かつワーク列が属するビューを共有すると、ワーク列を他のユーザに共有できます。共有されたワーク列は他のユーザが読み書きできます。

「内部ユーザ」にはChatterユーザとCommunity Cloudユーザは含まれません。

ワーク列と列型

ワーク列では次の列型を使用できます。既定はテキストです。

  • テキスト
  • チェックボックス
  • 数値
  • 日付
  • 日付時刻
  • リンク
  • HTMLリンク

数式列と異なり「イメージ」は利用できません。

ワーク列の列型を変更するには、次の手順を実行します。

  1. スプレッドシート上でワーク列の見出しを右クリックする。Macの場合、Controlキーを押したままクリックする。
  2. 表示されるコンテキストメニューから「列の設定・・・」をクリックする。
  3. 「列の設定」画面で「列型」から任意の列型を選択する。
  4. 「OK」をクリックして変更を確定する。

並び替え(ソート)と絞り込み(フィルター)

ワーク列の並び替えと絞り込みは、Salesforceのサーバーではなくお手元のブラウザで実行されます。このため、Salesforceの項目を並び替える場合と結果が異なる場合があります。

次の図は、左が項目列のドロップダウン、右がワーク列のドロップダウンで、違いを示しています。ワーク列では、現在のページのレコードだけが並び替えおよび絞り込みされるため、「現在のページのみ」という注記が表示されます。

ワーク列の並び替えと絞り込みの状態は保存されません。ブラウザでページを再読み込みすると、状態が破棄されます。

グループ化

ワーク列はグループ化できません。「自動的にセルを結合」を使用してセルを結合できます。

ワーク列と複数ユーザの同時編集

ワーク列を共有ビューで他のユーザに共有したとき、ワーク列が読み取り専用ではない場合は、複数のユーザが同時にセルの値を編集し、保存する可能性があります。ワーク列の値を変更して保存するとき、すでに別のユーザによってその値が書き換えられている場合は、その旨のメッセージが表示され、ページを再読み込みするまでそのセルの値は保存できません。この動作は、ワーク列以外のレコードを同時に編集する場合と同様です。

ワーク列と数式列

ワーク列のデータは数式列の数式から参照できます。詳細は数式列を参照してください。

ワーク列とエクスポート

ワーク列はExcelエクスポートの出力対象です。

ワーク列から項目へのアップグレード

ワーク列は柔軟ですが、実行速度やストレージの利用効率の限界があります。定着した利用方法は、Salesforceのカスタム項目への移行を検討することをお勧めします。

ワーク列の値をカスタム項目に移動するには、それぞれを列としてRaySheetのビューに表示します。その後、手作業で値をコピー&ペーストして複製し、保存します。カスタム項目に値が保存されたことを確認出来たら、ワーク列は削除できます。

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