フォルダモードへ移行する

このページの内容はSalesforceのシステム管理者を対象としています。

オブジェクトモードからフォルダモード」へ切り替えるには移行作業が必要です。オブジェクトモードで使用していたビューはフォルダモードでは使用できません。オブジェクトモードとフォルダモードのビューは独立しています。そのため、もし移行作業をせずにフォルダモードへ切り替えるとビューが1つもない状態になります。オブジェクトモードで使用していたビューを引き続きフォルダモードで使用するにはビューを移行する必要があります。

ディスプレイモード間でビューは独立しているため、移行作業を行ってもオブジェクトモードのビューは消えず影響がありません。何らかの理由により、移行作業を中断する必要がある場合は、フォルダモードからオブジェクトモードへ戻すだけでオブジェクトモードでの運用を続けることができます。

移行機能

RaySheetではオブジェクトモードのビューをフォルダモードに移行する機能があります。「RaySheet 設定」画面から移行機能を実行することができます。

移行機能ではオブジェクトモード用に存在しているビューをフォルダモード用にコピーを行います。

移行する内容 詳細
ビュー名 同じ名前になります。
ビューの内容 列項目やフィルターなどのビューの内容そのものは同じ内容になります。
フォルダ ビューの対象オブジェクトと同名のフォルダが自動的に作られ、そのフォルダ下に配置されます。
ビューID 移行元とは異なるIDになります。ビューの実体はフォルダモードとオブジェクトモードで異なるためです。移行機能実行時には移行元と移行先のIDをマッピングした移行レポートを作成することもできます。
ビュー所有者 同じ所有者になります。
共有状態 共有状態は移行されません。すべて個人用のビューになります。

この移行機能によってオブジェクトモードで使用していた移行元ビューに変更が加わることはありません。

移行機能実行時には移行元と移行先のビューIDをマッピングした移行レポートを作成することもできます。下記のチェックボックスをつけて実行することで作成されます。

移行で考慮すべき点

移行実行時には「ビューの共有状態」と「どこでもView」、「Salesforceアカウントが無効化されたユーザを所有者としたビュー」について考慮する必要があります。

ビューの共有状態:
ビューの共有状態は移行されません。そのため、移行機能実行後に手動で共有を設定しなおす必要があります。
また、オブジェクトモードとフォルダモードの違いの1つとしてビューの共有単位が異なります。移行実行前に共有ビューの管理者を決めて、共有ビューの所有者をその管理者に集約しておくことを推奨します。詳しくは「事前に共有ビューを整理する」を参照してください。

どこでもView:
移行機能を実行するとフォルダモード用のビューが作成され、ビューIDが変わります。そのため「どこでもview」を利用しているVisualforceページのソースコードのビューIDをすべて書き換える必要があります。移行機能実行時に移行元と移行先のビューIDをマッピングしたCSVファイルを作成することができますので、このCSVファイルをもとに書き換える必要があります。詳細は「開発者ガイド」を参照してください。

Salesforceアカウントが無効化されたユーザを所有者としたビュー:
Salesforceアカウントが無効化されたユーザを所有者としたビューは基本的には移行されず、共有ビューのみ移行機能実行者を所有者として移行されます。詳細は「Salesforceアカウントが無効化されたユーザを所有者としたビューの取り扱い」を参照してください。

移行手順

  1. 事前に共有ビューを整理する。共有ビューを多用している場合は事前の整理を強く推奨しています。
  2. 「移行する」リンクをクリックし移行機能を実行する。 「移行する」リンクをクリックすると下記のような画面が表示される。ビューIDマッピング用の移行レポートが必要な場合はチェックボックスをつけて実行する。
  3. 必要に応じて、不要なフォルダと不要なビューを削除する。オブジェクトモードで各オブジェクトのビューを一度でも表示しことがある場合「既定のビュー」などユーザが存在を意識していないビューも作成されており、それらのビューも移行されます。この作業はRaySheetの全ユーザが必要な作業であり、個々に作業する必要があります。
  4. 必要に応じて、フォルダを整理する。例えばオブジェクトモードで「取引先」オブジェクトと「取引先責任者」オブジェクトのビューを使用していた場合、「取引先」フォルダと「取引先責任者」フォルダが作成されます。「顧客情報」というフォルダを作成し一つのフォルダにビューをまとめることができます。この作業はRaySheetの全ユーザが必要な作業であり、個々に作業する必要があります。
  5. 必要に応じて、フォルダに共有を設定する。この作業は共有フォルダを利用するユーザが必要な作業であり、個々に作業する必要があります。
  6. 「どこでもView」を利用しているVisualforceページのソースコードを修正する。詳細は「開発者ガイド」を参照してください。

大規模でRaySheetを利用しているユーザやビューの共有を多用しているユーザはFull Sandboxなどで同じ手順をシミュレーションすることを推奨しています。

事前に共有ビューを整理する

オブジェクトモードとフォルダモードの違いの1つとしてビューの共有単位が異なります。フォルダモードではビューではなくフォルダが共有の単位となります。そのため、オブジェクトモードで様々な所有者が共有ビューを作成していた場合、フォルダモードでも同じ運用をしてしまうと所有者の数だけ共有フォルダが作成されてしまいます。

例として3人がそれぞれビューを共有する場合と共有ビューを整理し1人がビューを共有した場合、移行機能を実行したあとに作成されるフォルダの違いを示します。

共有ビューの共有状態:
3人の営業担当「葡萄太郎」「葡萄次郎」「葡萄三郎」がそれぞれの商談を社内に共有するために共有ビューを作成しています。オブジェクトモードでは以下のように表示されます。

3人がそれぞれ共有した場合:
上記で例としてあげている3つの共有ビューを、移行機能によってフォルダモードにコピーし、それぞれがビューを再共有するとフォルダモードでは以下のようになります。それぞれが共有しているのでそれぞれが共有している「商談」フォルダが3つ作成されることになります。

共有ビューを整理し1人がビューを共有した場合:
今度は上記で例としてあげている3つの共有ビューを、移行前に整理し1人がビューを共有するとフォルダモードでは以下のようになります。「商談」フォルダが1つになります。

このようにフォルダが複数になり管理が煩雑になってしまうことを防ぐため、移行実行前に共有フォルダの管理者に共有ビューの所有者を移すことを推奨しています。以下の手順で事前にビューを整理してください。

  1. 共有フォルダの管理者を決める。
  2. 共有ビューを共有フォルダの管理者に所有権を移す

事前にビューを整理した後、移行手順に従って移行の実行と共有の再設定を行ってください。

Salesforceアカウントが無効化されたユーザを所有者としたビューの取り扱い

Salesforceアカウントが無効化されたユーザを所有者としたビューが組織に存在する場合、移行されるビューと移行されないビューがあります。

ビュー 詳細
共有ビュー ビューは移行されます。所有者は移行機能実行者となり、共有状態は移行されません。対象オブジェクトと同名のフォルダに無効化されたユーザの名前が付加されたフォルダが自動的に作られ、そのフォルダ下にビューが配置されます。
個人ビュー ビューは移行されません。

注意事項

  • フォルダモードからオブジェクトモードへの移行機能はありません。そのため、フォルダモードで行ったビューの作成や変更などをオブジェクトモードのビューへ反映することはできません。
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